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Dank Digitalisierung auf Wachstumskurs | Ein Interview mit Philipp und Thomas von LernBar/LernKlar

personAngelikadate28 Apr. 2021

Philipp und Thomas arbeiten Vollzeit als Lehrer und leiten nebenbei mittlerweile 14 Nachhilfe-Institute in Deutschland und der Schweiz. Manch einer mag sich nun fragen, wie ist das zeitlich möglich? Die Zwei haben darauf eine einfache Antwort: Digitalisierung aller wiederkehrenden Abläufe! Jeder Prozess, der automatisiert werden kann, wurde von den beiden genau unter die Lupe genommen und zu 100 % automatisiert.

Das klingt doch interessant. Deshalb habe ich Philipp und Thomas interviewt. Wie effizient die Zwei ihre Zeit nutzen, wird schnell klar. Das virtuelle Interview haben die Beiden mit mir aus dem Auto heraus auf dem Heimweg geführt. Digital zu arbeiten funktioniert mit einer Internetverbindung und einem mobilen Endgerät eben sogar aus dem Auto.

Phillip

Angelika: Erzählt doch einmal kurz was euch verbindet, wer ihr seid und was ihr macht?

Philipp: Wir kennen uns schon seit Kindergartenzeiten und sind seither befreundet. Nach dem Abitur haben wir uns beide für ein Lehramtstudium entschieden. Während einiger Praktika in Bildungseinrichtungen merkte ich bereits früh pädagogische Unausgewogenheiten im deutschen Bildungsplan. Angetrieben davon entwickelte ich die Idee eine Nachhilfeschule für individuelle Förderung zu gründen. Vor ungefähr 8 Jahren entstand die erste Nachhilfeschule „LernBar“ in Deutschland. Über die Jahre haben wir gemeinsam immer mehr Standorte gegründet. 7 Standorte in Deutschland und 7 Standorte in der Schweiz unter dem Namen „LernKlar“. Außerdem arbeiten wir beide in Vollzeit als Lehrer in der Schweiz.

Angelika: Wie habt ihr es neben einem Vollzeitjob geschafft mittlerweile 14 Nachhilfeinstitute zu führen?

Thomas: Das ist heute nur möglich, da wir alle unsere Verwaltungsprozesse fast vollständig digitalisiert und automatisiert haben. Jeder Vorgang, der auch nur wenige Minuten dauert, summiert sich schnell auf und man ist nur noch mit der Verwaltung beschäftigt. Deshalb haben wir zunächst alle wiederkehrenden Prozesse identifiziert, danach diese analysiert und uns überlegt, wie wir diese automatisieren können. So haben wir über die Jahre eine Software entwickelt, mit welcher wir alle Prozesse in der Verwaltung automatisieren konnten. Wichtig war uns dabei, dass unsere Lösung universell einsetzbar ist. Wir führen Nachhilfeschulen in Deutschland und in der Schweiz. D. h. unser Ziel war es ein System zu entwickeln, dass individuell anpassbar ist. Die Anforderungen in beiden Ländern sind zum Teil unterschiedlich. Deshalb musste ein Programm her, welches wir für die Nachhilfeinstitute in beiden Ländern einsetzen können.

Angelika: Was ändert sich, wenn alle Prozesse digital abgebildet sind?

Philipp: Auf jeden Fall bedeuten digitale Prozesse eine sehr große Arbeitserleichterung. Das Einsparpotenzial in der Verwaltung ist enorm. Man schafft sich dadurch viel Freiraum. Digitalisierung bedeutet für uns auch, dass wir unsere Nachhilfeschulen von überall aus verwalten können. Die Autofahrt zur Arbeit nutzen wir bspw. gerne, um uns einen Überblick über den Stand der Dinge zu verschaffen. Außerdem bleibt mehr Zeit für die zwischenmenschlichen Kontakte mit Lehrern, Schülern und Eltern. Darüber hinaus schaffen digitale Prozesse mehr Service und Transparenz für unsere Kunden. Im digitalen Elternportal können z. B. Rechnungen, Stundenpläne und Dokumentationen zum Unterricht eingesehen werden.

Angelika: Könnt ihr das Einsparpotenzial noch deutlicher machen?

Philipp: Ja, die Auswirkungen waren sehr deutlich. Früher hatten wir 2,5 vollzeitangestellte Bürokräfte pro Land. Heute kommen wir dank unserer Software mit zwei Mini-Jobbern aus.

Angelika: Und welcher Arbeitsprozess hat digitalisiert nun zur größten Zeiteinsparung bei euch geführt?

Philipp: Am meisten Zeit haben wir im Bereich der Abrechnungen gewonnen. Früher mussten wir 10 bis 12 h an den Wochenenden für die Abrechnungen von Schülern und Lehrern einplanen. Heute generieren wir mit nur einem Mausklick alle Abrechnungen aus dem System. In unserer Software „Educalio“ ist alles im digitalen Kalender eingetragen. Dadurch können Abrechnungen im Handumdrehen erstellt werden.

Educalio

Angelika: Nutzen eure Software „Educalio“ auch andere Nachhilfeschulen?

Thomas: Ja, wir bieten Educalio mittlerweile nun auch anderen Instituten an. Aktuell nutzen circa 25 Nachhilfeschulen unsere Software. Die Institute sind dabei sehr verschieden. Wir haben sehr kleine Institute mit bisher nur 30 Schülern und andere mit weit über 1000 Schülern. Die kleineren Institute bekommen von uns Starthilfen und zu Beginn Sonderkonditionen. Educalio wird immer weiter optimiert und alle Nachhilfeschulen können neue Ideen einbringen. Zum Beispiel haben wir erst kürzlich eine neue Funktion entwickelt. Nach dem Unterricht dokumentieren die Lehrkräfte die Lehrinhalte, Aufschriebe und machen Fotos von den erarbeiteten Inhalten. Neu ist jetzt, dass die Lehrkräfte die Schülermotivation mittels eins Rankings von 1 bis 5 festhalten können. So sehen die Eltern im Elternportal wie motiviert ihre Kinder in der Nachhilfestunde waren. Das Elternportal schafft Transparenz für die Eltern und führt zu einem größeren Vertrauen. Für uns bedeutet das Elternportal gleichzeitig eine große Zeitersparnis, da sich die Eltern selbst informieren können und nicht im Institut anrufen müssen. So ist man aus der Beweisschuld raus, da alles transparent im Portal dargestellt ist.

Angelika: Educalio hat also ein Elternportal und vermutlich auch ein Lehrerportal?

Thomas: Genau, die cloudbasierte Software Educalio hat zwei Ansichten. Eine Ansicht für die Lehrkräfte, die andere Ansicht für die Eltern/Schüler. Die Eltern können in ihrem Zugang z. B. Rechnungen runterladen, Unterrichtsstunden einsehen oder Feedback geben. Die Lehrkräfte können in ihrem Zugang z. B. ihre Unterrichtsstunden planen sowie dokumentieren. Ein Schulleiter ist typischerweise Admin und hat damit „Superrechte“. Das heißt, er hat die Übersicht über alles und sieht z. B. wenn ein Lehrer seine Dokumentation nicht ordentlich tätigt. Damit besteht die Möglichkeit Probleme früh zu erkennen und entgegenzuwirken.

Angelika: Das klingt interessant. Wie sieht die Startphase aus, wenn ein Nachhilfeinstitut auch mit Educalio durchstarten will?

Philipp: Unsere Software ist keine Standardlösung, die wir den Nachhilfeschulen einfach überstülpen wollen. Vielmehr soll sich Educalio den Bedürfnissen und Prozessen des Instituts anpassen. Dadurch muss zu Beginn aber erstmal alles individuell konfiguriert werden. Zunächst führen wir ein Onboarding-Beratungsgespräch durch, welches in der Regel ein bis zwei Stunden dauert. Wir lernen das Institut kennen und erfragen die aktuellen Prozesse, die Unternehmensgröße, Pläne für die Zukunft wie Expansion etc. Danach entwickeln wir gemeinsam, wie das Programm am sinnvollsten konfiguriert werden soll. Im Anschluss an das Gespräch passen wir Educalio an das Besprochene an. Dafür brauchen wir circa 7 – 10 Tage. Dann beginnt die dreimonatige kostenfreie Testphase. Wir investieren also einige Arbeit in die Testversion, da wir überzeugt sind, dass ein Institut nach der Testphase von Educalio überzeugt sein wird und die Software behalten möchte. Dadurch haben wir aber auch nur eine begrenze Anzahl an Plätzen.

Angelika: Könnt ihr noch etwas zu den Kosten sagen?

Philipp: Die Kosten für Educalio werden von uns individuell und fair an die Faktoren Schülerzahl, Standorte, und Lehrkräfte angepasst. Unsere Kunden sollen nur für die von ihnen genutzten Tools Kosten haben. Wir bieten ein Einsteigerpaket für VNN-Mitglieder mit einem 50%-igen Rabatt ab 19,95 € pro Monat an, unsere weiterführenden Pakete "Business" und "Expert" liegen bei 199,50 € und 299,50 € pro Monat. Diese Preise verstehen sich als Richtmaß, wir haben auch Kunden mit mehreren tausend Schülern, da sind wir im vierstelligen Bereich was den Preis betrifft. Viele Kunden schrecken erstmal zurück bei unseren Preisen, große Nachhilfe-Institute brauchen bei einer Kosten-Nutzen-Rechnung nicht lange, um den finanziellen und auch unternehmerischen Mehrwert von Educalio zu erkennen.

Angelika: Ab welcher Größe lohnt sich der Einsatz einer digitalisierten Lösung zur Verwaltung?

Thomas: Wenn sich ein Nachhilfeschul-Inhaber mehr Zeit verschaffen möchte, spielt die Größe keine Rolle. Eine Software lohnt sich so schnell. Allein für die Abrechnung, welche ohne automatisierte Lösung viel Zeit frisst. Aber auch der Service-Aspekt sollte bei der Betrachtung nicht vergessen werden. Bspw. haben Schüler und Eltern immer den Überblick über ihre Stunden. Die Anzahl an Telefonaten sinkt dadurch um 85 %. Es bleibt einfach mehr Zeit für die wichtigen Themen.

__Angelika: Vielen Dank für das interessante Interview! __

AngelikaAngelika ein treibendes Mitglied unseres Teams. Sie steht in enger Verbindung mit dem VNN und gibt uns direkte Einblicke in den Verband. Mit ihren hilfreichen Tipps unterstützt Sie Nachhilfeschulen, so wie einzelne Nachhilfelehrer.
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