Dank Digitalisierung auf Wachstumskurs | Ein Interview mit Philipp und Thomas von LernBar/LernKlar

Angelika: Erzählt doch einmal kurz was euch verbindet, wer ihr seid und was ihr macht?

Philipp: Wir kennen uns schon seit Kindergartenzeiten und sind seither befreundet. Nach dem Abitur haben wir uns beide für ein Lehramtstudium entschieden. Während einiger Praktika in Bildungseinrichtungen merkte ich bereits früh pädagogische Unausgewogenheiten im deutschen Bildungsplan. Angetrieben davon entwickelte ich die Idee eine Nachhilfeschule für individuelle Förderung zu gründen. Vor ungefähr 8 Jahren entstand die erste Nachhilfeschule „LernBar“ in Deutschland. Über die Jahre haben wir gemeinsam immer mehr Standorte gegründet. 7 Standorte in Deutschland und 7 Standorte in der Schweiz unter dem Namen „LernKlar“. Außerdem arbeiten wir beide in Vollzeit als Lehrer in der Schweiz.

Angelika: Wie habt ihr es neben einem Vollzeitjob geschafft mittlerweile 14 Nachhilfeinstitute zu führen?

Thomas: Das ist heute nur möglich, da wir alle unsere Verwaltungsprozesse fast vollständig digitalisiert und automatisiert haben. Jeder Vorgang, der auch nur wenige Minuten dauert, summiert sich schnell auf und man ist nur noch mit der Verwaltung beschäftigt. Deshalb haben wir zunächst alle wiederkehrenden Prozesse identifiziert, danach diese analysiert und uns überlegt, wie wir diese automatisieren können. So haben wir über die Jahre eine Software entwickelt, mit welcher wir alle Prozesse in der Verwaltung automatisieren konnten. Wichtig war uns dabei, dass unsere Lösung universell einsetzbar ist. Wir führen Nachhilfeschulen in Deutschland und in der Schweiz. D. h. unser Ziel war es ein System zu entwickeln, dass individuell anpassbar ist. Die Anforderungen in beiden Ländern sind zum Teil unterschiedlich. Deshalb musste ein Programm her, welches wir für die Nachhilfeinstitute in beiden Ländern einsetzen können.

Angelika: Was ändert sich, wenn alle Prozesse digital abgebildet sind?

Philipp: Auf jeden Fall bedeuten digitale Prozesse eine sehr große Arbeitserleichterung. Das Einsparpotenzial in der Verwaltung ist enorm. Man schafft sich dadurch viel Freiraum. Digitalisierung bedeutet für uns auch, dass wir unsere Nachhilfeschulen von überall aus verwalten können. Die Autofahrt zur Arbeit nutzen wir bspw. gerne, um uns einen Überblick über den Stand der Dinge zu verschaffen. Außerdem bleibt mehr Zeit für die zwischenmenschlichen Kontakte mit Lehrern, Schülern und Eltern. Darüber hinaus schaffen digitale Prozesse mehr Service und Transparenz für unsere Kunden. Im digitalen Elternportal können z. B. Rechnungen, Stundenpläne und Dokumentationen zum Unterricht eingesehen werden.

Angelika: Könnt ihr das Einsparpotenzial noch deutlicher machen?

Philipp: Ja, die Auswirkungen waren sehr deutlich. Früher hatten wir 2,5 vollzeitangestellte Bürokräfte pro Land. Heute kommen wir dank unserer Software mit zwei Mini-Jobbern aus.

Angelika: Und welcher Arbeitsprozess hat digitalisiert nun zur größten Zeiteinsparung bei euch geführt?

Philipp: Am meisten Zeit haben wir im Bereich der Abrechnungen gewonnen. Früher mussten wir 10 bis 12 h an den Wochenenden für die Abrechnungen von Schülern und Lehrern einplanen. Heute generieren wir mit nur einem Mausklick alle Abrechnungen aus dem System. In unserer Software „Educalio“ ist alles im digitalen Kalender eingetragen. Dadurch können Abrechnungen im Handumdrehen erstellt werden.

Angelika: Nutzen eure Software „Educalio“ auch andere Nachhilfeschulen?

Thomas: Ja, wir bieten Educalio mittlerweile nun auch anderen Instituten an. Aktuell nutzen circa 25 Nachhilfeschulen unsere Software. Die Institute sind dabei sehr verschieden. Wir haben sehr kleine Institute mit bisher nur 30 Schülern und andere mit weit über 1000 Schülern. Die kleineren Institute bekommen von uns Starthilfen und zu Beginn Sonderkonditionen. Educalio wird immer weiter optimiert und alle Nachhilfeschulen können neue Ideen einbringen. Zum Beispiel haben wir erst kürzlich eine neue Funktion entwickelt. Nach dem Unterricht dokumentieren die Lehrkräfte die Lehrinhalte, Aufschriebe und machen Fotos von den erarbeiteten Inhalten. Neu ist jetzt, dass die Lehrkräfte die Schülermotivation mittels eins Rankings von 1 bis 5 festhalten können. So sehen die Eltern im Elternportal wie motiviert ihre Kinder in der Nachhilfestunde waren. Das Elternportal schafft Transparenz für die Eltern und führt zu einem größeren Vertrauen. Für uns bedeutet das Elternportal gleichzeitig eine große Zeitersparnis, da sich die Eltern selbst informieren können und nicht im Institut anrufen müssen. So ist man aus der Beweisschuld raus, da alles transparent im Portal dargestellt ist.

Angelika: Educalio hat also ein Elternportal und vermutlich auch ein Lehrerportal?

Thomas: Genau, die cloudbasierte Software Educalio hat zwei Ansichten. Eine Ansicht für die Lehrkräfte, die andere Ansicht für die Eltern/Schüler. Die Eltern können in ihrem Zugang z. B. Rechnungen runterladen, Unterrichtsstunden einsehen oder Feedback geben. Die Lehrkräfte können in ihrem Zugang z. B. ihre Unterrichtsstunden planen sowie dokumentieren. Ein Schulleiter ist typischerweise Admin und hat damit „Superrechte“. Das heißt, er hat die Übersicht über alles und sieht z. B. wenn ein Lehrer seine Dokumentation nicht ordentlich tätigt. Damit besteht die Möglichkeit Probleme früh zu erkennen und entgegenzuwirken.

Angelika: Das klingt interessant. Wie sieht die Startphase aus, wenn ein Nachhilfeinstitut auch mit Educalio durchstarten will?

Philipp: Unsere Software ist keine Standardlösung, die wir den Nachhilfeschulen einfach überstülpen wollen. Vielmehr passt sich Educalio den Bedürfnissen und Prozessen des Instituts an. Bei uns bekommt jede Nachhilfeschule eine individuelle Lösung, diese muss von uns nach ein paar Angaben konfiguriert werden. Zunächst führen wir telefonisch ein kurzes Onboarding-Beratungsgespräch durch, welches in der Regel 10-15 Minuten dauert. Wir lernen das Institut und die handelnden Personen kennen und zeigen den Ablauf des Onboardings auf. Im Onboarding selbst schalten wir zuerst die Testversion mit vollem Funktionsumfang frei. Danach passen wir gemeinsam mit der Nachhilfeschule ein paar Parameter an und pflegen die Schüler und Lehrerdaten ein. Dann ist Educalio schon bereit! Beim erstmaligen automatisierten Generieren von Rechnungen, dem Anlegen des SEPA-Sammlers für Kunden und für Lehrer begleiten wir unsere Kunden live via Zoom-Meeting. Wir investieren also einige Arbeit im Voraus, da wir überzeugt sind, dass ein Institut nach der Testphase von Educalio überzeugt sein wird und die Software behalten möchte. Dadurch haben wir aber auch immer nur eine begrenze Anzahl an Plätzen.

Angelika: Könnt ihr noch etwas zu den Kosten sagen?

Philipp: Die Kosten für Educalio sind überschaubar und lohnen sich schnell. Educalio gibt es in den drei Versionen “Beginner”, “Profi” und “Enterprise” mit verschiedenem Leistungsumfang. Die genauen Leistungen je Version sind auf unserer Website Educal.io ersichtlich. Monatlich fallen bei allen Paketet € 39,95.- Grundgebühr an. Pro Schüler kommen dann je nach Paket entweder € 0,50.-, €1.- oder € 2,- pro Schüler dazu. Der Mehrwert den Educalio dafür bietet, ist den Nutzern allerdings relativ schnell in der Testphase klar.

Angelika: Ab welcher Größe lohnt sich der Einsatz einer digitalisierten Lösung zur Verwaltung?

Thomas: Wenn sich ein Nachhilfeschul-Inhaber mehr Zeit verschaffen möchte, spielt die Größe keine Rolle. Eine Software lohnt sich so schnell. Allein für die Abrechnung, welche ohne automatisierte Lösung viel Zeit frisst. Aber auch der Service-Aspekt sollte bei der Betrachtung nicht vergessen werden. Bspw. haben Schüler und Eltern immer den Überblick über ihre Stunden. Die Anzahl an Telefonaten sinkt dadurch um 85 %. Es bleibt einfach mehr Zeit für die wichtigen Themen.

__Angelika: Vielen Dank für das interessante Interview! __